Time management este procesul de organizare și planificare a modului în care îți împarți timpul între diferite activități. Dacă o faci corect, vei ajunge să lucrezi mai inteligent, nu mai greu, pentru a face mai multe lucruri în mai puțin timp. Chiar și atunci când timpul este scurt și presiunea crește. Cei mai performanți lideri în IT își gestionează timpul excepțional de bine.
Ce înseamnă time management?
Pentru a ne organiza mai bine, este important să înțelegem ce înseamnă mai exact noțiunea de time management. Time management (sau managementul timpului) este procesul de planificare și control al modului în care îți petreci timpul. Acesta te ajută să îți folosești timpul mai eficient.
Există câteva sfaturi simple pe care le poți urma pentru a-ți organiza mai bine timpul. În continuare, noi îți vom prezenta 10 dintre ele. Urmând aceste sfaturi simple, îți poți îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului și poți deveni mai organizat în viața de zi cu zi.
10 sfaturi pentru a te organiza mai bine
1. Planifică-ți ziua
Conform unor cercetări, 82% dintre oameni nu folosesc niciun sistem de gestionare a timpului. O listă simplă de activități nu este un sistem adecvat, din cauza lipsei de complexitate și a prioritizării sarcinilor. Totuși, 33% au raportat că se bazează pe astfel de liste simple de activități pentru a-și gestiona munca. În plus, 25% au spus că pur și simplu se ocupă mai întâi de ceea ce consideră cel mai important, în timp ce 24% se bazează pe e-mail pentru a-și gestiona prioritățile și, în conformitate, timpul lor.
Dacă îți planifici ziua, vei avea mai multe șanse să faci tot ceea ce îți pui în minte. O modalitate de a face acest lucru este să faci o listă cu tot ce trebuie făcut. Aceasta poate include atât lucruri pentru job, cât și pentru viața personală. Odată ce ai lista, poți începe să stabilești prioritățile pentru ceea ce trebuie făcut mai întâi. Astfel, vei face cele mai importante lucruri la începutul zilei.
2. Evită întreruperile
Una dintre cele mai bune modalități de a te organiza mai bine este să eviți întreruperile. Atunci când lucrezi la o sarcină, închide telefonul. Dacă este posibil, găsește un loc liniștit pentru a lucra, unde nu vei fi deranjat. Acest lucru te va ajuta să te concentrezi asupra sarcinii în cauză și să o realizezi mai repede.
3. Ia o pauză
Este foarte important să faci pauze atunci când lucrezi la o sarcină. Dacă încerci să lucrezi prea mult timp fără o pauză, vei obosi, calitatea va avea de suferit. Ia o pauză de 10 minute la fiecare oră pentru a îți întinde picioarele, pentru a lua o gustare sau pur și simplu pentru a respira adânc. Acest lucru te va ajuta să rămâi concentrat și productiv.
4. Mai multe sarcini mai mici
Încearcă să îți împarți sarcinile în bucăți mai mici. Acest lucru le va face să pară mai puțin descurajante și te va ajuta să te concentrez mai bine. De obicei, cel mai bine este să îți împarți proiectele mari în task-uri mici, de 50 de minute sau o oră. Astfel, vei vedea că faci progrese și vei rămâne motivat în continuare.
5. Impune-ți deadline-uri
Stabiliți deadline-uri personale pentru fiecare sarcină și respectă-le. Acest lucru te va ajuta să rămâi pe drumul cel bun și să nu te abați de la sarcina respectivă. Disciplina este o aptitudine necesară pentru acest sfat, dar și un mod bun de a o dobândi dacă simți că nu ești stăpân pe sine.
6. Organizează-ți spațiul de lucru
Fie că muncești de acasă sau de la birou, este important să ai spațiul de lucru foarte bine organizat. Dacă vrei să îți gestionezi mai bine timpul, unul dintre cele mai bune lucruri pe care le poți face este să îți analizezi mediul fizic din jurul tău. Dacă mediul de lucru este dezordonat, poate fi foarte dificil să te concentrezi și să rămâi concentrat. Dacă pui toate lucrurile acolo unde trebuie să fie, salvezi timp pe termen lung pentru că nu mai stai să le cauți atunci când ai nevoie de ele.
7. Asigură-ți confortul
La fel ca sfatul anterior, acesta are legătură cu mediul fizic în care muncești. Fă setup-ul spațiului de muncă pe placul tău. Dacă te deranjează scaunul sau est prea cald, te vei gândi la aceste lucruri, iar mintea îți va fugi de la task-urile importante. Asigură-te că spațiul de lucru este confortabil. Acest lucru înseamnă că trebuie să ai un scaun confortabil, o iluminare adecvată și multă ventilație. Dacă nu te simți confortabil, va fi foarte dificil să te concentrezi.
8. Grupează împreună task-urile similiare
Dacă trebuie să dai câteva telefoane, dă-le pe toate odată, în loc să le distribui pe parcursul zilei. În acest fel, îți poți folosi timpul mai eficient și eviți să fii nevoit să te opreșți din ceea ce faci la fiecare câteva minute pentru a da un telefon.
9. Mindfulness
Mindfulness înseamnă conștientizarea moment cu moment a gândurilor, emoțiilor și a mediului înconjurător. Pe scurt, înseamnă să trăiești în present și să te gândești la ce ai de făcut. Când ești mindful, este mai puțin probabil să te lăși distras sau să fii copleșit de gânduri. În schimb, te poți concentra asupra sarcinii pe care o ai de îndeplinit. Există multe modalități de a practica mindfulness, cum ar fi meditația, yoga sau să ții un jurnal personal.
10. Delegarea sarcinilor
Una dintre cele mai bune modalități de a te organiza mai bine este să delegi sarcini altora. Acest lucru poate fi dificil dacă ești obișnuit să faci totul singur, dar este important să realizezi că alte persoane pot face adesea lucrurile la fel de bine. În plus, delegarea sarcinilor este un skill essential pentru lideri. Dacă delegi sarcini, îți vei elibera propriul timp pentru a te concentra pe lucruri mai importante.
Cei de la Timewatch Professional au întrebat 300 de persoane ce părere au despre 9 beneficii specifice ale managementului timpului: 91% au fost de acord că o mai bună gestionare a timpului ar reduce stresul la locul de muncă, 90% au fost de acord că ar crește productivitatea, 86% că ar îmbunătăți concentrarea asupra sarcinilor, 82% au fost de acord că ar fi dați mai multă încredere unei lucrări, 74% că ar avea ca rezultat relații mai bune la locul de muncă.
Cu cât se apropie mai mult linia de sosire (sau deadline-ul), cu atât se adună mai multe sarcini și lista de lucruri de făcut crește. Time management-ul este un skill vital pentru un lider în IT. De aceea, o abordare colaborativă privind dezvoltarea obiectivelor este esențială pentru un management eficient al timpului și propria ta dezvoltare personal.
